Trouver le lieu de tournage parfait est essentiel pour donner vie à votre événement digital. Entre les contraintes techniques, l’accessibilité, l’esthétique et le budget, les critères à prendre en compte sont nombreux. Découvrez nos conseils pour faire le bon choix et offrir une expérience mémorable à votre audience.
Sommaire :
1- Définir vos besoins techniques et logistiques
2- Évaluer l’accessibilité et la capacité d’accueil
3- Considérer l’esthétique et la personnalisation
4- Vérifier la conformité aux normes de sécurité
5- Optimiser les coûts et le budget
1- Définir vos besoins techniques et logistiques
Établir un cahier des charges détaillé
Pour sélectionner le lieu de tournage optimal, il est essentiel de commencer par une évaluation de vos contraintes techniques et logistiques. Établissez un cahier des charges détaillé qui recense tous les besoins spécifiques liés à votre production audiovisuelle. Ce document vous servira de base pour comparer les différents lieux potentiels et vérifier leur adéquation avec votre projet.
Soyez le plus exhaustif possible en listant les équipements nécessaires, les configurations de plateau souhaitées, les espaces de stockage requis, ainsi que les accès et parkings indispensables pour faciliter la logistique. Un cahier des charges complet vous permettra de gagner en efficacité lors de vos échanges avec les responsables des lieux et d’anticiper d’éventuels surcoûts.
Prenons l’exemple d’une entreprise spécialisée dans la création de contenus vidéo pour les réseaux sociaux. Dans son cahier des charges, elle pourrait inclure :
- Plateau de tournage d’au moins 50m² avec une hauteur sous plafond de 3m minimum;
- Accès à une alimentation électrique triphasée pour les équipements d’éclairage;
- Espace de stockage sécurisé de 20m² pour le matériel et les accessoires;
- Parking privé pouvant accueillir 2 véhicules utilitaires et 5 véhicules légers;
- Loges pour les talents avec miroirs et portantsAnticiper les besoins en électricité et connectivité
Les contraintes techniques, en particulier l’alimentation électrique et la connectivité, sont des critères décisifs dans le choix d’un lieu de tournage. Vérifiez en amont la puissance électrique disponible et sa compatibilité avec votre matériel audiovisuel, en prévoyant une marge de sécurité pour éviter tout risque de coupure ou de panne.
De même, assurez-vous que le lieu dispose d’une connexion internet haut débit fiable et sécurisée, indispensable pour la diffusion en direct de votre événement digital. Anticipez également les éventuels besoins en réseau mobile pour faciliter la communication sur place entre les équipes techniques et logistiques. En prenant en compte ces aspects en amont, vous limiterez les mauvaises surprises le jour J.
| Critère | À vérifier |
|---|---|
| Puissance électrique | Compatibilité avec les besoins du matériel, marge de sécurité |
| Connectivité internet | Débit suffisant, fiabilité, sécurité |
| Réseau mobile | Couverture 4G, possibilité d’installer des répéteurs |
| Prises électriques | Nombre, emplacement, accessibilité |
| Onduleurs et groupes électrogènes | Disponibilité sur place ou à louer |
2- Évaluer l’accessibilité et la capacité d’accueil
Privilégier des lieux faciles d’accès pour l’équipe et le matériel
L’accessibilité du lieu de tournage est un critère primordial pour garantir une logistique fluide et limiter les pertes de temps. Privilégiez des sites faciles d’accès, aussi bien pour votre équipe que pour l’acheminement du matériel parfois volumineux.
Étudiez les différentes options de transport (route, train, avion) et les temps de trajet pour optimiser les déplacements. Veillez également à choisir un lieu disposant d’un parking sécurisé et suffisamment grand pour accueillir les véhicules de production et les éventuels cars de transport du public.
Prenons le cas d’un directeur de communication organisant un séminaire virtuel pour le lancement d’un nouveau produit. En sélectionnant un lieu de tournage situé à moins de 30 minutes de l’aéroport et de la gare TGV, avec un parking gardienné pouvant accueillir 3 camions de matériel, il s’assure une logistique simplifiée et un gain de temps pour son équipe.
Vérifier la disponibilité d’espaces de stockage et de stationnement
Pour un déroulement optimal de votre événement, le lieu choisi doit offrir des espaces de stockage sécurisés pour entreposer le matériel audiovisuel, les accessoires et les éléments de décor. Vérifiez la présence de locaux fermés, de préférence à accès restreint, pour éviter tout risque de vol ou de détérioration.
Le site doit également disposer d’un espace de stationnement adapté, permettant d’accueillir les véhicules techniques (régie, groupes électrogènes), les camions de matériel et les voitures des équipes. L’idéal est d’avoir un parking dédié et sécurisé à proximité immédiate du lieu de tournage pour faciliter les opérations de chargement et déchargement.
3- Considérer l’esthétique et la personnalisation
Opter pour des lieux authentiques et polyvalents
Pour renforcer l’impact visuel de votre événement digital, choisissez un lieu de tournage offrant un cadre esthétique en accord avec l’identité de votre marque et le message à véhiculer. Privilégiez des sites authentiques, avec du caractère et une architecture distinctive, qui apporteront une valeur ajoutée à vos contenus audiovisuels.
Pensez également à sélectionner un lieu polyvalent, avec des espaces modulables permettant de varier les prises de vue et les ambiances. Des volumes généreux et une configuration adaptable vous donneront plus de flexibilité pour organiser différents types de plateaux et de mises en scène selon vos besoins.
Par exemple, si votre entreprise souhaite réaliser une série de tutoriels vidéo pour présenter ses services, opter pour un loft industriel offrant de grands espaces, des murs bruts et de larges baies vitrées apportera un style contemporain et professionnel à vos contenus. Avec quelques éléments de décor, vous pourrez facilement créer différentes ambiances : un coin bureau, un espace détente, un showroom produits, etc.
Étudier l’éclairage naturel et les possibilités de mise en scène
La qualité de la lumière naturelle est un atout majeur pour sublimer vos vidéos et faciliter le travail de vos équipes techniques. Visitez les lieux à différents moments de la journée pour évaluer l’éclairage et anticiper le positionnement optimal des caméras et des sources lumineuses complémentaires.
Étudiez également les possibilités de mise en scène offertes par le lieu, en exploitant par exemple des éléments architecturaux remarquables ou des perspectives intéressantes. Un site avec des espaces extérieurs (terrasse, jardin, cour) peut aussi vous permettre de varier les prises de vue et d’apporter une touche naturelle à vos contenus.
4- Vérifier la conformité aux normes de sécurité
Évaluer les risques et souscrire une assurance adaptée
La sécurité de votre équipe et du matériel doit être une priorité absolue lors du choix de votre lieu de tournage. Visitez les sites présélectionnés avec votre responsable technique pour identifier les éventuels risques (installations électriques vétustes, sol instable, éléments en hauteur…) et vérifier la conformité aux normes de sécurité en vigueur.
Assurez-vous de souscrire une assurance couvrant les dommages matériels et la responsabilité civile, en cas d’incident pendant l’événement. Certains lieux disposent de leur propre assurance, renseignez-vous sur les garanties proposées et les franchises appliquées pour adapter votre contrat si nécessaire.
Prenons l’exemple d’une agence de communication organisant un live streaming pour le lancement d’une nouvelle gamme de produits cosmétiques. En choisissant un lieu conforme aux normes de sécurité incendie, disposant d’issues de secours dégagées et d’un personnel formé aux gestes de premiers secours, elle minimise les risques pour les participants. Souscrire une assurance responsabilité civile professionnelle couvrant jusqu’à 5 millions d’euros de dommages lui permet aussi de se prémunir en cas de problème.
Vérifier le respect des normes sanitaires
Dans le contexte sanitaire actuel, il est essentiel de choisir un lieu de tournage respectant les protocoles en vigueur pour assurer la sécurité de vos équipes et des éventuels participants. Vérifiez la mise en place de mesures telles que la désinfection régulière des espaces, la mise à disposition de gel hydroalcoolique et le port du masque obligatoire.
Évaluez également la capacité du lieu à accueillir votre équipe et vos invités dans le respect des règles de distanciation. Privilégiez des sites spacieux et aérés, avec un système de ventilation performant. Prévoyez aussi des espaces dédiés pour d’éventuels tests antigéniques ou la prise de température.
5- Optimiser les coûts et le budget
Comparer les tarifs de location et les packages tout compris
Le coût de location est un critère décisif dans le choix de votre lieu de tournage. Comparez les tarifs pratiqués par les différents sites présélectionnés, en étudiant attentivement les prestations incluses. Certains lieux proposent des packages « clé en main » comprenant la mise à disposition des espaces, du matériel technique et même des solutions de restauration.
Demandez des devis détaillés et n’hésitez pas à négocier en fonction de la durée de votre événement et de vos besoins spécifiques. Pensez aussi à vérifier les conditions d’annulation et les éventuels frais supplémentaires (nettoyage, sécurité, assurance) pour éviter les mauvaises surprises.
Prenons le cas d’une entreprise cherchant un lieu pour filmer une conférence virtuelle d’une journée. En comparant les devis de plusieurs sites, elle constate que pour un budget similaire d’environ 3000€, un des lieux propose en plus du plateau et des loges, la mise à disposition d’un studio son équipé et d’un espace traiteur.
En négociant la location sur une base de 10 heures plutôt qu’une journée complète, elle obtient un tarif préférentiel lui permettant de réaliser 10% d’économies au global.
| Lieu | Espace | Équipements | Prestations | Tarif journée |
|---|---|---|---|---|
| Studio A | Plateau 100m2, loges 20m2 | Éclairages LED, fond vert | Parking 5 places | 5.000€ HT |
| Hangar B | Open space 150m2 | Électricité 80kW | Accès livraison | 4.000€ HT |
| Loft C | Plateau 90m2, loges 15m2 | Régie intégrée, internet fibre | Captation, clé en main | 9.000€ HT |
* ces tarifs représentent une moyenne et peuvent évoluer en fonction de la localisation, des besoins et des prestations proposées.
Anticiper les frais annexes (transport, hébergement, restauration)
Au-delà du coût de location du lieu, intégrez dans votre budget l’ensemble des frais annexes liés à l’organisation de votre événement digital. Le transport de vos équipes et du matériel peut vite représenter une dépense conséquente, surtout si le site se trouve loin de votre base. Prévoyez ces coûts en comparant les différentes options (location de véhicules, billets de train ou d’avion).
Si votre événement se déroule sur plusieurs jours, pensez aussi à budgétiser l’hébergement de vos collaborateurs. Privilégiez des lieux de tournage disposant d’un service de restauration sur place ou à proximité pour optimiser les dépenses de bouche et les temps de pause.
En analysant soigneusement votre cahier des charges, en visitant plusieurs lieux et en comparant les prestations proposées, vous trouverez le site de tournage idéal alliant charme, fonctionnalité et maîtrise des coûts pour donner vie à votre événement digital dans les meilleures conditions. N’hésitez pas à vous faire accompagner par des professionnels expérimentés, comme les équipes d’Oopercast, pour bénéficier de leur expertise et de leur réseau dans la sélection du lieu et l’organisation de votre production audiovisuelle.
Grâce à un plateau TV de 90m² tout équipé et personnalisable à Paris, une expertise unique en diffusion en direct et un engagement éco-responsable, Oopercast a su accompagner de nombreux clients dans la création d’événements digitaux mémorables. Parmi les dernières réalisations :
- Le tournage de l’émission « Le Grand Débat » pour Djilsi, offrant une expérience YouTube captivante;
- La production de contenus vidéo régionaux mettant en avant les services de France Emploi Domicile;
- La co-création d’événements audiovisuels percutants pour des grands groupes comme Oracle et Canal+.
Conclusion:
Choisir le bon lieu de tournage est essentiel pour la réussite de votre événement digital à Paris. En prenant le temps de définir vos besoins techniques, d’évaluer l’accessibilité et l’esthétique des lieux, et en vérifiant la conformité aux normes de sécurité, vous mettez toutes les chances de votre côté pour offrir une expérience mémorable à votre audience.
Pour vous accompagner dans cette démarche, des professionnels comme Oopercast peuvent vous aider à trouver le lieu idéal, que ce soit pour une location de lieux de tournage à Paris ou dans toute autre région. Grâce à leur expertise et à leurs plateaux TV modulables, vous bénéficiez d’une production de haute qualité pour votre événement digital.
En choisissant Oopercast, vous bénéficiez d’un service sur-mesure et d’un lieu de tournage parfaitement adapté à vos besoins, avec un accompagnement expert tout au long de votre projet. Vous êtes ainsi assuré d’organiser un événement numérique réussi, dans des conditions optimales.
